این روزها تنظیم یک نقشه بایگانی مهم برای سازمان ها اجباری تلقی می شود. در حقیقت در قرن بیست و یکم داده ها به گونه‌ای رشد کردند که مراقبت و نگهداری از آنها سخت و مشکل ساز شد. بایگانی معمولا با پشتیبانی داده ها اشتباه گرفته می شود که به جلوگیری از پاک شدن یا از بین رفتن داده ها، حذف شدن و یا شاید خراب شدن اطلاعات کمک می کند. با توجه به این نکته بایگانی داده چیست؟
در این مقاله توضیح داده می شود که بایگانی داده ها چیست، چرا این امر تاثیرات مثبت بسیار زیادی در تجارت دارد و چگونه می توان یک طرح بایگانی را به طور موثر تقویت کرد؟
تعریف بایگانی اطلاعات
به طور کلی دو نوع داده وجود دارد:
- اطلاعاتی که به طور مکرر از آنها استفاده نمی شود ولی با این اوصاف برای رعایت تنظیمات مقررات ضروری هستند.
- داده هایی که دیگر به طور منظم مورد استفاده قرار نمی گیرند اما هنوز هم برای مراجع آینده و اطلاعاتی که به طور مکرر به آنها دست پیدا می کنند، ضروری هستند.
گفته شده است که بایگانی نوع اطلاعات را کنترل می کند و به سمت یک وسیله ذخیره سازی متفاوت حرکت می کند. بایگانی اسناد یک مکانیزم مهم و کاربردی برای مدیریت و فهرست بندی داده ها و اطلاعات است تا بتوانید فرآیند بازیابی پرونده یا قسمتی از پرونده ها را آسان تر ایجاد کند. بنابراین اینگونه تصور می شود که بایگانی، به جای بهبود عملکرد ذخیره سازی اولیه، یک راه حل بهینه برای مدیریت ظرفیت داده است.
اهمیت بایگانی داده ها
همانطور که کمی قبل گفته شد، بایگانی داده ها یک فرآیند مهم برای شرکت های موفق و بزرگ محسوب می شود. اما بسیاری از سازمان ها به دلیل این واقعیت ساده که نسبت به نحوه انجام این روند مطمئن نیستند، هنوز تمایلی به ایجاد استراتژی ندارند. برای توضیح دادن در این مورد می توان گفت که این انجمن ها قادر به تفکیک داده هایی که باید برای ارجاع در آینده بایگانی شوند با مواردی که باید به عنوان ذخیره اولیه باقی بماند، نیستند.
با این تصور، تعیین یک استراتژی برای بایگانی و تصمیم در مورد اینکه اطلاعات باید حتما بایگانی شوند، باید در بیشتر مشاغل با اولویت بالا در نظر گرفته شود تا از، از دست دادن داده هایی با قیمت بالا و گران تر که بازآفرینی بالایی در بایگانی دارند، جلوگیری شود.
یک مثال فوق العاده، در این شرایط، توالی DNA است، در حقیقت، ژنوم اولین شخص 13 دهه طول کشید و تقریبا 1 میلیون دلار هزینه داشت تا به توالی برسد. با این حال، امروزه تقریبا 2 روز و کمتر از 1500 دلار در اختیار ژنوم انسان است.
علاوه بر دسترسی آسان به اطلاعات گرانبها و کاهش قیمت داده ها، بایگانی کردن برای اجرای یک نسخه پشتیبان از اطلاعات خود و عملکرد بهتر حافظه اولیه بسیار مهم خواهد بود.
برنامه بایگانی موثر
سازمان ها، مشاغل معمولی و مشاغل مدرن، اطلاعات و اسناد بی شماری را در اختیار دارند. بنابراین، یک بایگانی پرونده موثر باید شامل ویژگی ها و مراحل زیر باشد:
- اطلاعات آماده برای بایگانی را می توان با استفاده از خط مشی ها و مراحل پردازش این اطلاعات توسط سرپرستان به طور موثر اداره کرد. (عکس فوری، انتقال، تغییر و غیره)
- جابه جایی موثر داده ها در ذخیره سازی اصلی، در زمینه بایگانی حجم زیادی از اطلاعات لازم است.
- اجرای روش تحقیق و بازیابی سریع برای تمامی مدیران ضروری است که هرگونه داده بایگانی شده را به سرعت و به شیوه‌ی کارآمدی تحقیق و بازیابی کند.
- بینش داده ها و یادگیری (یعنی انتقال عمل، دسترسی کاربر و غیره)، برای سرپرستان هر شرکت بزرگی مهم است تا آزمایش کنند که اطلاعات قدیمی تر چقدر و به چه میزان موثر بوده است.
- برای ساده سازی روش های تهیه نسخه پشتیبان از داده ها، برای محافظت از داده های داخلی لازم است که بایگانی و سایر اطلاعات را به خوبی و نه به صورت جداگانه کپی کنید.
- دسترسی به ذخیره سازی اولیه و بایگانی ها باید به صورت جداگانه مدیریت شود.
نتیجه گیری
در پایان، بایگانی اطلاعات در هنگام مدیریت اطلاعات ارزشمند و قدیمی، چه در سازمان های علمی، چه مشاغل یا هر نوع شرکت دیگر یک روش مهم و ضروری محسوب می شود. داده های مرتبط با پروژه های تاریخی می توانند به پروژه یا اهمیت آنها بیافزایند. یک مورد مشابه که برای هر نوع شرکت و مشاغلی صدق می کند.
مدیریت داده برای جلوگیری از، از دست دادن داده ها، دسترسی سریعتر و آسان تر به آنها و جلوگیری از هزینه های بالای آنها بسیار مهم است.
