در دنیای رقابتی امروز، سازمان ها همواره به دنبال راه هایی برای بهینه سازی عملکرد و کاهش هزینه های عملیاتی خود هستند. در این میان، بودجه واحد فناوری اطلاعات (IT) یکی از پیچیده ترین و پر چالش ترین بخش ها است. بسیاری از شرکت ها با معضلی به نام «جزایر اطلاعاتی» رو به رو هستند؛ یعنی استفاده از چندین نرم افزار و پلتفرم جداگانه برای مدیریت امور مالی، منابع انسانی، ارتباط با مشتریان (CRM) و زنجیره تامین. این ساختار غیر متمرکز نه تنها باعث کاهش بهره وری می شود، بلکه هزینه های مستقیم و پنهان بسیاری را به سازمان تحمیل می کند.
راه حل این مشکل، حرکت به سوی «راهکار های یکپارچه سازمانی» است. این راهکار ها، که اغلب در قالب سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) ارائه می شوند، تمام فرآیند ها و داده های سازمان را در یک پلتفرم واحد و متمرکز جمع آوری می کنند. اما این یکپارچگی چگونه منجر به کاهش چشمگیر هزینه های IT می شود؟ در ادامه به بررسی دقیق این ساز و کار می پردازیم.
۱. حذف هزینه های اضافی نرم افزار و نگهداری
مهم ترین و مستقیم ترین صرفه جویی، در بخش نرم افزار اتفاق می افتد. در یک ساختار سنتی، سازمان برای هر بخش (مالی، فروش، انبار و...) یک نرم افزار جداگانه خریداری می کند. این به معنای پرداخت چندین هزینه مجزا برای موارد زیر است:
- هزینه لایسنس اولیه برای هر نرم افزار
- هزینه پشتیبانی و نگهداری سالانه برای هر کدام
- هزینه به روز رسانی های جداگانه
یک راهکار یکپارچه، تمام این هزینه های پراکنده را در یک هزینه واحد و قابل مدیریت ادغام می کند. سازمان به جای مدیریت چندین قرارداد پشتیبانی، تنها با یک شرکت ارائه دهنده در ارتباط است که این امر هزینه های مدیریتی و مالی را به شدت کاهش می دهد.
۲. بهینه سازی زیرساخت و سخت افزار
سیستم های نرم افزاری جداگانه، اغلب نیازمند سرور ها و زیرساخت های سخت افزاری مجزا هستند. این یعنی خرید، راه اندازی و نگهداری چندین سرور که هر کدام هزینه های مربوط به مصرف برق، خنک کننده و فضای فیزیکی دیتاسنتر را به همراه دارند. با استفاده از یک سیستم یکپارچه، می توان تمام عملیات را بر روی یک یا چند سرور قدرتمند و متمرکز اجرا کرد. این کار نه تنها هزینه های خرید سخت افزار اولیه را کاهش می دهد، بلکه هزینه های جاری نگهداری از زیرساخت را نیز به حداقل می رساند.
